KAIZALA : encore un nouvel outil Office 365 ?

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21 JUIN
kaizala

Kaizala vs Teams, l'outil de centralisation ultime d'Office 365

Même si pour la plupart d’entre nous, Teams centralise le travail d’équipe – car il est parfait pour collaborer en équipe par projets -, il n’est pas adapté à tous les scenarii.

Aussi, et plutôt que d’intégrer ces scenarii dans Teams, Microsoft préfère proposer des applications indépendantes, dont l’intégration se fera – peut-être - ultérieurement… Ce qui est le cas pour Kaizala, initialement créé en Inde pour le marché indien, mis à disposition de tous les abonnés Office 365 au fil du temps (et ces jours-ci en France), et intégré dans Teams d’ici la fin de l’année 2019.

Certaines confusions et… confusion certaine

Cela ne va pas sans créer une certaine confusion : la cohabitation dans le même package Office 365 de plusieurs applications ayant en grande partie le même but, ayant partiellement - ou pas- des passerelles, ayant partiellement - ou pas - des utilisateurs communs génère… une confusion certaine.

Comment l’utilisateur peut-il comprendre que s’il crée une équipe, un groupe (l’ancêtre de l’équipe) est créé, alors que s’il crée un groupe, aucune équipe n’est créée ? Il n'est déjà pas facile de faire la différence entre OneDrive et le stockage sous SharePoint (c'est normal : c'est la même chose).

Comment l’administrateur peut-il expliquer simplement à ses ouailles l’application à utiliser selon le scenarii ? Par exemple, vous désirez converser (un « chat ») ? Sous Office 365, vous le pouvez avec :

  • YAMMER, le réseau social d’entreprise (si votre contact en fait partie), dans la conversation globale de l’entreprise ou au sein d’un groupe Yammer dont vous faites partie,
  • OUTLOOK, par courriels au sein d’un groupe dont vous faites partie,
  • TEAMS, au sein d’une conversation (si votre contact utilise Teams et possède donc un compte Microsoft),
  • TEAMS, au sein de votre équipe (si votre contact fait partie de votre équipe ; sinon demander à l’administrateur O365 qu’il lui crée un compte gratuit au sein de votre organisation pour pouvoir l’intégrer à votre équipe, et demander à votre contact qu’il se connecte avec ce compte-là)…
  • KAIZALA, si vous et votre contact avez créé un compte Kaizala, dont votre identifiant est simplement votre numéro de téléphone mobile. 
  • et il est possible que j'en oublie un ou deux au passage…

Alors pourquoi créer KAIZALA ?

Rappelons qu’au départ cet outil a été créé pour des pays émergeants, et les principaux intérêts de KAIZALA sont sa « légèreté », sa simplicité de connexion (votre numéro de téléphone mobile) et son usage exclusivement sur smartphone. Il n’est pas souhaitable et souvent pas possible de créer des comptes AD ou Office 365 pour une collaboration «distendue» avec des personnes extérieures à l’entreprise.

Outre les conversations, KAIZALA intègre des actions, comme envoyer une enquête aux membres du groupe, recueillir leurs commentaires, leur attribuer des tâches puis en suivre l’avancement (non encore synchronisées avec Planner ou Outlook), surveiller leur assiduité (par pointage et – pourquoi pas – photo à l’appui)… Les développeurs peuvent enrichir le catalogue d’actions. Sans ces actions, qui – elles - sont en partie en doublon avec les PowerApps, Flow et Forms, la simplicité annoncée de KAIZALA ne résisterait pas à l’évolution proche des SMS, dont les fonctionnalités vont être bientôt étendues, avec la France en première ligne.